Khi không còn nhu cầu sử dụng mã số mã vạch. Các doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký ngừng sử dụng. Tổ chức sử dụng mã số mã vạch có trách nhiệm thông báo bằng văn bản. Và nộp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
- Các loại mã số mã vạch được cấp
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 4 Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN quy định về các loại mã số, mã vạch được cấp tại Việt Nam gồm:
– Mã doanh nghiệp (GS1): do GS1 quốc gia cấp cho người sử dụng;
– Mã số rút gọn (EAN 8);
– Mã số địa điểm toàn cầu (GLN).
- Vai trò của mã số mã vạch
– Phân loại hàng hóa và quản lý kho
Mã vạch là một công nghệ thu thập dữ liệu và nhận dạng tự động các đối tượng là địa điểm, tổ chức, sản phẩm…. Dựa trên việc ấn định mỗi đối tượng là một mã số và thể hiện chúng dưới dạng barcode hoàn toàn giúp doanh nghiệp có thể phân loại hàng hóa dễ dàng, tiện lợi.
Thông qua barcode với các ký hiệu riêng biệt đã được mã hóa và dán trên mỗi sản phẩm, sẽ giúp quá trình quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
– Kiểm tra thông tin sản phẩm thông qua Barcode
Mỗi sản phẩm hiện nay tiêu thụ trên thị trường đều có mã vạch, nó giống như một “thẻ căn cước” của hàng hóa. Khi người dùng sử dụng các thiết bị quét mã và thực hiện thao tác quét Barcode, trên màn hình sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về sản phẩm, nguồn gốc để mọi người tham khảo. Mỗi mã vạch đều có cấu tạo 4 nhóm:
+ Nhóm 1: Từ trái sang phải, ba chữ số đầu là mã số về quốc gia (vùng lãnh thổ).
+ Nhóm 2: Tiếp theo gồm bốn chữ số là mã số về doanh nghiệp.
+ Nhóm 3: Tiếp theo gồm năm chữ số là mã số về hàng hóa.
+ Nhóm 4: Số cuối cùng (bên phải) là số về kiểm tra.
– Chức năng thanh toán và giao dịch mua hàng
Tại các hệ thống siêu thị, cửa hàng, nhân viên thu ngân thường quét mã vạch để giao dịch và thanh toán. Bởi vì, trên mỗi barcode sẽ được ấn định cho một dòng sản phẩm riêng mà doanh nghiệp đặt ra, trong đó bao gồm cả giá cả. Vậy nên, phía thu ngân chỉ việc cầm từng sản phẩm lướt qua hệ thống máy quét mã thì hệ thống sẽ tự động đọc thông tin và truy xuất ra giá tiền chính xác, nhanh chóng.
– Ứng dụng khác của mã vạch
+Y tế: Ý nghĩa mã vạch trong ngành y tế thường dùng để kiểm soát hồ sơ bệnh án, khai báo y tế, các mẫu xét nghiệm, thiết bị y tế, ngân hàng máu,…. Hạn chế tình trạng sai sót và quản lý thủ công.
+ Chuyển phát nhanh: Mỗi kiện hàng sẽ có một mã vạch và được gán các thông tin cần thiết như: Tên hàng, tên người nhận, mã hàng, địa chỉ để hỗ trợ giao hàng nhanh chóng, chính xác và hạn chế sai sót.
+ Ngành thuế: Trong ngành thuế, việc quản lý các tờ khai thuế của các đơn vị sẽ dễ dàng hơn khi mã hóa chúng bằng mã vạch 2D. Nhờ vậy, nhân viên ngành thuế hoàn toàn cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác chỉ với một vài giây quét mã.
- Thủ tục tiến hành thu hồi mã vạch
– Bước 1: Rà soát doanh nghiệp vi phạm các quy định về mã số mã vạch theo Quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc hướng dẫn thủ tục xin ngừng sử dụng mã số mã vạch của doanh nghiệp (trường hợp tự xin ngừng).
– Bước 2: Thẩm định hồ sơ và ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
Trong trường hợp bạn xin tự ngừng, thì phải tiến hành nộp 1 bộ hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện tại trụ sở Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3.
– Hồ sơ bao gồm:
+ Công văn xin ngừng sử dụng.
+ Quyết định (hoặc bằng chứng) giải thể của doanh nghiệp (nếu có).
+ Bằng chứng hoàn thành nghĩa vụ phí đến thời điểm xin ngừng.
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cũ đã được cấp.
Sau 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
