Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn.
Đến thời điểm hiện tại, có rất nhiều đơn vị đã thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nhưng vẫn còn rất nhiều đơn vị, tổ chức, cá nhân kinh doanh đang gặp khó khăn, vướng mắc khi triển khai sử dụng hóa đơn mới này. Vậy làm thế nào để phát hành hóa đơn?
- Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử;
– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử;
– Mẫu hóa đơn điện tử doanh nghiệp dự định phát hành;
=> Hồ sơ đăng ký sử dụng HDĐT sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế.
- Các bước đăng ký phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
– Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín như: Viettel, VNPT, BKAV, MISA, Thái Sơn… hoặc các nhà cung cấp mới như EFY, SOFTDREAMS… Tất cả các đơn vị này đều phải được cấp giấy phép hoạt động và chịu sự quản lý của Tổng Cục Thuế nên doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
– Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:
+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
- Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế;
- Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Ví dụ: Ngày nộp thông báo phát hành là ngày 01/042020 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 03/04/2020 (tối thiểu phải cách 2 ngày)
+ Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
- Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
- Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế
+ Thông báo phát hành hóa đơn
Bước 2: Thiết kế Mẫu hóa đơn điện tử áp dụng cho doanh nghiệp
Ở bước này, nếu bạn thích thì có thể tự thiết kế mẫu riêng cho hóa đơn của bên mình tuy nhiên thường các doanh nghiệp cung cấp HDĐT có mẫu sẵn rồi. Các bạn chỉ cần lựa chọn mẫu hóa đơn có sẵn và điền thêm Logo của đơn vị mình cho phù hợp.
Bước 3: Nộp thông báo phát hành hóa đơn
– Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm:
+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
+ Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
+ Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
– Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm:
+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
+ Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
+ Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015)
Bước 4: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
- Thời gian phát hành
Theo Khoản 3 điều 1 của Thông tư 37/2017/TT-BTC đã quy định:
“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.
Nếu còn vướng mắc nào chưa được giải đáp quý khách vui lòng liên hệ công ty tư vấn Blue để được tư vấn và hỗ trợ.
