Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có thể phát sinh các trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh hoặc đổi tên công ty. Khi đó, hóa đơn đ của doanh nghiệp cũng cần thực hiện những thay đổi để trùng khớp dữ liệu với cơ quan thuế. Vậy việc thay đổi trên hóa đơn như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi
- Hóa đơn đặt in
a,Cách xử lý hóa đơn đã in (theo địa chỉ trụ sở cũ):
Các hóa đơn đỏ đã in sẵn tên và địa chỉ trên hóa đơn, nếu như địa chỉ công ty bị thay đổi nhưng mã số thuế và cơ quan quản lý thuế không thay đổi thì nếu như doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn thì hãy làm các thủ tục như sau:
– Làm dấu khắc tên, địa chỉ mới của công ty…;
– Gửi thông báo về việc điều chỉnh thông tin hóa đơn GTGT theo thông tư 39/2014/TT-BTC lên cơ quan thuế. Ngoài ra thì cũng có thể gửi kê khai trực tuyến hay kê khai trên mục hóa đơn.
– Đóng dấu vào bên cạnh tiêu thức tên hoặc địa chỉ đã được in sẵn trên hóa đơn;
Cách xử lý hóa đơn khi thay đổi khác quận (Khác cơ quan thuế quản lý):
– Nộp báo cáo việc sử dụng hóa đơn với cơ quan quản lý thuế cũ
– Đóng dấu lên hóa đơn GTGT địa chỉ mới của công ty
– Gửi Bảng kê các hóa đơn GTGT chưa sử dụng
– Nộp bản thông báo điều chỉnh thông tin trên hóa đơn GTGT đến cơ quan quản lý thuế nơi chuyển đến.
– Thông báo với cơ quan quản lý thuế cũ kết quả huỷ hoá đơn.
– Thông báo với cơ quan quản lý thuế mới việc phát hành hoá đơn mới.
Lưu ý: Nếu DN không có nhu cầu sử dụng tiếp số hóa đơn cũ thì phải hủy hết các hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
- Hóa đơn điện tử
– Đối với trường hợp doanh nghiệp không thay đổi mã số thuế hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Lập báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn và kèm theo là bản thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn mới nhằm thay đổi thông tin địa chỉ của doanh nghiệp.
– Đối với trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi mã số thuế hoặc cơ quan quản lý thuế trực tiếp: Thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế chuyển đi trước khi lập thông báo điều chỉnh thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đến.
– Đối với các hóa đơn điện tử đã lập trước đó, trường hợp tiêu thức địa chỉ của người bán so với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có sự thay đổi nhưng các thông tin thể hiện trên hóa đơn điện tử đã lập vẫn đảm bảo tính chính xác về người mua, người bán và đảm bảo thỏa mãn các điều kiện tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì các hóa đơn này vẫn được xem là hóa đơn điện tử hợp lệ và hoàn toàn có thể được sử dụng để kê khai, khấu trừ và hạch toán chi phí theo quy định của pháp luật.
Các văn bản hóa hướng dẫn đơn điện tử khác về quy định của pháp luật đối với việc thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp có thể tham khảo tại:
Công văn 3398/TCT-DNL của Tổng cục Thuế gửi Cục Thuế tỉnh Kiên Giang về tiêu thức địa chỉ ghi trên hóa đơn
Lưu ý: Nếu không muốn sử dụng tiếp hóa đơn còn lại:
Bước 1: Hủy các số hóa đơn điện tử chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi. Trình tự hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng thực hiện tương tự như với hóa đơn giấy. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây
Bước 2: Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến. Hồ sơ nộp cơ quan thuế như ở lần thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu:
Khởi tạo mẫu hóa đơn -> Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử -> Thông báo phát hành hóa đơn điện tử -> Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Xem hướng dẫn chi tiết thông báo phát hành hóa đơn điện tử tại đây
Bước 3: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ Nếu chưa được chấp nhận thì có thể liên hệ trực tiếp vơi cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
- Hóa đơn giấy
– Thay đổi trụ sở công ty không làm thay đổi mã số thuế, cơ quan thuế
Đối với các số hoá đơn đã thực hiện thông bảo phát hành nhưng chưa sử dụng hêt có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, đia chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dung hoá đơn đã đặt in thì thưc hiên thủ tục như sau:
+ Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, đia chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng
+ Gửi thông bảo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
+ Được sử dụng ngay hóa đơn
– Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý
Trường hợp doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn:
+ Nộp báo cáo việc sử dụng hóa đơn với cơ quan quản lý thuế cũ
+ Đóng dấu lên hóa đơn GTGT địa chỉ mới của công ty
+ Gửi Bảng kê các hóa đơn GTGT chưa sử dụng
+ Nộp bản thông báo điều chỉnh thông tin trên hóa đơn GTGT đến cơ quan quản lý thuế nơi chuyển đến.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp phải thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến
Hi vọng những hưỡng dẫn chi tiết trên sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán tháo gỡ vướng mắc khi thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn.
