“Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử”. Hóa đơn điện tử bao gồm các loại hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,..; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
- Nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hóa đơn GTGT
– Về nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hóa đơn GTGT thì các doanh nghiệp khi lập xuất hóa đơn phải đảm bảo những điều sau:
+ Đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Không được tẩy xóa, sửa chữa.
+ Hóa đơn khi viết phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
+ Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.
+ Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
2. Nguyên tắc về quy định các tiêu thức trên hóa đơn khi lập và xuất
– Nguyên tắc xuất hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức nội dung như quy định pháp luật.
– Cụ thể, theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:
+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
+ Tổng số tiền thanh toán.
+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
+ Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
+ Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
+ Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Ngoài ra, một số trường hợp thì nội dung hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
3. Nguyên tắc về xử lý đối với hóa đơn bị sai sau khi đã xuất
– Về nguyên tắc xuất hóa đơn đối với các trường hợp gặp sai sót sau khi đã xuất sẽ được xử lý như như các trường hợp cụ thể quy định dưới đây.
– Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế.
+ Với hóa đơn điện tử đã xuất và và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khi có sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
+ Với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, khi phát hiện sai sót cũng sẽ chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
Lưu ý:
– Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
– Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.
+ Với trường hợp này, sau khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
+ Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
+ Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý Thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). 3.
Mọi thắc mắc quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Tư vấn Blue để được tư vẫn miễn phí từ các chuyên viên./
