Nhằm tạo thuận lợi cho doanh nghiệp (DN) trong việc sử dụng, quản lý hoá đơn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, giảm thủ tục hành chính và bảo vệ doanh nghiệp trước tình trạng hoá đơn của doanh nghiệp có thể bị làm giả, Chính phủ đã ra nghị quyết đổi mới đó là sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục thuế cũng đã áp dụng và ngày càng đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử trên phạm vi cả nước.
- Doanh nghiệp được lợi gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?
Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều những nhược điểm của hóa đơn giấy. Khi sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian trong việc quản lý, bảo quản hóa đơn, tốn kém chi phí về in ấn… nhưng khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp có được rất nhiều những lợi ích như:
– Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
– Tối ưu thời gian làm việc cho kế toán và rút ngắn thời gian thu hồi công nơ
– Không còn tình trạng mất, hỏng hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
– Tra cứu, quản trị toan diện tình hình sử dụng hóa đơn mọi lúc mọi nơi
– Tự động lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác.
- Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Điều kiện để Doanh nghiệp trên địa bàn khởi tạo hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể như sau:
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
- Thủ tục hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử
Bạn áp dụng theo từng bước sau để tiến hành thủ tục hủy hóa đơn giấy:
Bước 1: Thành lập hội đồng hủy hóa đơn của doanh nghiệp
– Thành lập hội đồng hủy hóa đơn để bắt đầu thủ tục hủy hóa đơn giấy.
– Trừ những trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh thì các đơn vị kinh doanh phải thành lập ra hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng này phải gồm đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
Bước 2: Lập bảng kiểm kê các hóa đơn cần hủy
Bảng kiểm kê này phải bao gồm các chi tiết như: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn muốn hủy. Bạn có thể liệt kê từng số hóa đơn hoặc liệt kê từ số… đến số… nếu số hóa đơn cần hủy liên tục nhau).
Bước 3: Lập biên bản để hủy hóa đơn giấy
Sau khi đã lập xong biên bản hủy hóa đơn thì các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản này. Đồng thời, nếu xảy ra sai sót thì các thành viên này sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Bước 4: Gửi bản thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy đến cơ quan thuế
– Bước cuối cùng bạn cần gửi bản thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế.
– Dựa theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3, được ban hành kèm theo với Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn. Thông báo này phải có các nội dung như: Ký hiệu, loại, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số… , ngày giờ hủy, lý do hủy và phương pháp hủy.
– Bạn cần lập 2 bảng thông báo để gửi 1 bản đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và một bản lưu nội bộ. Thời hạn chậm nhất để gửi thông báo kết quả là không quá 5 ngày sau khi thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.
Việc hủy hóa đơn giấy và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp. Để giúp cho hóa đơn điện tử luôn được lưu trữ an toàn và tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
