Hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng với 100% doanh nghiệp kể từ ngày 01/11/2020. Đây cũng là hình thức hóa đơn điện tử phù hợp để triển khai ở nhiều mô hình kinh doanh khác nhau. Vậy hóa đơn điện thử là? Điều kiện áp dụng là gì? Lời ích của việc sử dụng hóa đơn?
- Hoá đơn điện tử là gì?
– Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.
– Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC giải thích “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
- Điều kiện áp dụng
– Đơn vị, doanh nghiệp là tổ chức kinh tế và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Doanh nghiệp có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
– Doanh nghiệp có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
– Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn và có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu.
- Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử
– Tiết kiệm chi phí:
+ In hóa đơn (chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy).
+ Phát hành hóa đơn đến khách hàng (được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail).
+ Lưu trữ hoá đơn (lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ).
– Dễ dàng quản lý:
+ Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu.
+ Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn.
+ Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của các công ty.
+ Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý thuế.
+ Góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.
– Thuận tiện sử dụng:
+ Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn.
+ Dễ dàng trong việc lưu trữ.
+ Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.
+ Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ.
+ Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh trong doanh nghiệp.
+ Rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử.
+ Góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.
- Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử
– Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
– Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
– Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
– Tổ chức khác;
– Hộ, cá nhân kinh doanh.
– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn ví dụ như điện, nước, viễn thông, truyền hình
– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều tỉnh/thành phố
– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều tỉnh/thành phố
– Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế.
- Lập hồ sơ thông báo phát hành với cơ quan thuế
Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu
– Mẫu hóa đơn
Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ công ty chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
