Bạn là nhân viên kế toán? Bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng còn loay hoay trong việc hạch toán hóa đơn điện tử. Kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử là nghiệp vụ không chỉ giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ kê khai hóa đơn mà còn tiết kiệm được thời gian, nhân lực đến các cơ quan thuế và làm các thủ tục kê khai hành chính.
1. Hoá đơn điện tử là gì?
“Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”
2. Điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử
– Đơn vị, doanh nghiệp là tổ chức kinh tế và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Doanh nghiệp có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
– Doanh nghiệp có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
– Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn và có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu.
3. Kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử khác gì so với hóa đơn giấy?
– Hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp sẽ có hình thức hóa đơn có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật và là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.
– Việc kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử thực hiện theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Do đó về cơ bản, kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử được thực hiện giống như các loại hình hóa đơn trước đây.
– Điểm khác với cách kê khai thuế hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy ở chỗ: nếu đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì sẽ không bắt buộc kê khai hóa đơn điện tử bán ra, mà chỉ cần kê khai đầy đủ hóa đơn mà doanh nghiệp mua vào.
– Kê khai hóa đơn điện doanh nghiệp thực hiện kê khai hóa đơn thu mua theo đúng danh mục thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng rồi gửi cho cơ quan thuế nhanh chóng qua đường điện tử.
– Kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử cũng cho phép doanh nghiệp nộp tờ khai trực tuyến mà không cần đến các cơ quan thuế và mất nhiều thời gian cho các thủ tục hành chính.
4. Kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử
a. Cách thực hiện kê khai thuế hóa đơn điện tử
Với hóa đơn điện tử, việc kê khai thuế thực hiện cũng tương tự như việc kê khai thuế với hóa đơn chứng từ giấy thông thường. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có thể được sử dụng để thực hiện kê khai thuế nếu hóa đơn chuyển đổi là hợp pháp. Để có giá trị pháp lý, hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đạt các điều kiện sau:
– Đảm bảo nguyên vẹn thông tin giữa hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn nguồn.
– Có đầy đủ họ tên, chữ ký và con dấu của người thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn.
– Có ký hiệu xác nhận việc chuyển đổi.
– Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi.
Nếu các thông tin kê khai thuế xuất hiện sai sót, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin hoặc tự động thực hiện đối soát dựa trên các dữ liệu hóa đơn đã được kết nối với cơ quan thuế.
Như vậy, có thể sử dụng file PDF, bản thể hiện của hóa đơn in dạng giấy hoặc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để kê khai thuế và nộp thuế.
b. Ngày lập và ngày ký hóa đơn khi kê khai thuế
Tùy theo các hoạt động mua bán, giao dịch hàng hóa, dịch vụ khác nhau sẽ xác định ngày lập khác nhau:
– Giao dịch hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn điện tử chính là lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không kể đã thu tiền hoặc chưa thu được tiền.
– Cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử là lúc khởi tạo hóa đơn cung cấp dịch vụ hoặc đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho bên mua, không kể đã thu tiền hay chưa thu được tiền.
– Giao dịch hàng hóa nhiều lần hay bàn giao từng hạng mục công trình, dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử được tính ứng với mỗi lần cung cấp dịch vụ, hàng hóa, không phân biệt giá trị mỗi phiên giao dịch.
– Dịch vụ lắp đặt, xây dựng, thời điểm lập hóa đơn điện tử chính là lúc bàn giao hoặc nghiệm thu công trình, hạng mục công trình, lắp đặt hoàn thành hoặc khối lượng xây dựng, không kể đã thu tiền hay chưa thu được tiền.
– Hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin theo định kỳ, thời điểm lập hóa đơn điện tử được tính không quá 07 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước trên đồng hồ ghi hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước sử dụng dịch vụ.
– Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC đối với các tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng nhà để bán, xây dựng cơ sở hạ tầng:
+ Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu: thời điểm lập hóa đơn điện tử được tính theo ngày thu tiền hoặc thanh toán theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền được thỏa thuận trong hợp đồng.
+ Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu: thời điểm lập hóa đơn đơn điện tử được tính theo ngày chuyển giao quyền sở hữu cho bên bán
5. Hạch toán hoá đơn điện tử
Có 2 trường hợp hạch toán hóa đơn điện tử như sau:
– Doanh nghiệp phải in bản thể hiện của hóa đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và quyết toán thuế trong trường hợp cần hạch toán kế toán và kẹp chứng từ khi hoàn thiện sổ sách báo cáo
– Doanh nghiệp được kiểm tra bởi thanh tra từ cơ quan thuế, doanh nghiệp mở file xml đã lưu trên máy tính hoặc copy vào USB cho cán bộ thuế.
Mọi vấn đề thắc mắc về hóa đơn điện tử hãy liên hệ với công ty tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí!
