Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành sao cho đúng cách? Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trong những trường hợp nào? Vậy với hình thức hóa đơn điện tử mới, kế toán cần hủy hóa đơn như thế nào để đúng với quy định của pháp luật?
- Hủy hóa đơn điện tử được áp dụng cho những trường hợp nào?
Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Tại đây, Bộ Tài chính đã quy định các trường hợp phải hủy hóa đơn như sau:
– Trường hợp thứ nhất: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
+ Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua
+ Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.
– Trường hợp thứ hai: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:
+ Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
+ Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Thực tế, quy định trên được đề ra đối với các hóa đơn giấy song cũng được áp dụng tương tự với các trường hợp hủy hóa đơn điện tử. Việc tiến hành hủy hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện đồng thời với lập biên bản hủy hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ còn quy định các HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì cần phải lập biên bản hủy hóa đơn.
- Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Với cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định pháp luật, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây.
– Bước 1: Bạn lập Biên bản hủy bỏ hóa đơn
Trên nội dung của Biên bản hủy bỏ hóa đơn cần ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng. Lưu ý rằng biên bản này phải có chữ ký, đóng dấu của hai bên mua và bán.
– Bước 2: Bạn tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập
+ Thao tác hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
+ Theo đó, bạn cần đăng nhập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng, khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
+ Tiếp theo, bạn lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML để nộp file này cho cơ quan thuế. Sau khi đã nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn đến cho cơ quan thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.
– Bước 3: Bạn lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
+ Sau khi đã thực hiện đúng cách hủy hóa đơn để hoàn tất việc hủy, bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật. Chẳng hạn như luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.
Mọi thắc mắc về cách hủy hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ công ty tư vấn Blue để được tư vấn và hỗ trợ.
