Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tu 68/2019/TT-BTC thì kể từ 1/11/2020, 100% đơn vị kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Cũng kể từ thời điểm trên, đơn vị kinh doanh còn dư hóa đơn giấy cần phải làm thủ tục hủy hóa đơn còn dư.
- Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Điều kiện để Doanh nghiệp trên địa bàn khởi tạo hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể như sau:
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
- Lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử
Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều những nhược điểm của hóa đơn giấy. Khi sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian trong việc quản lý, bảo quản hóa đơn, tốn kém chi phí về in ấn… nhưng khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp có được rất nhiều những lợi ích như:
– Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
– Tối ưu thời gian làm việc cho kế toán và rút ngắn thời gian thu hồi công nơ
– Không còn tình trạng mất, hỏng hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
– Tra cứu, quản trị toan diện tình hình sử dụng hóa đơn mọi lúc mọi nơi
– Tự động lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chĩnh xác
- Thủ tục hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn thì thủ tục hủy hóa đơn giấy không tiếp tục sử dụng gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)
Thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục); Hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 4: Doanh nghiệp phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn Theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi, mọi vấn đề thắc mắc vui lòng liên hệ công ty tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
